Pojasnila
Funkcionalnost elektronske oddaje ponudb
Ministrstvo za javno upravo (v nadaljevanju: MJU) obvešča vse uporabnike, da je od 1. aprila 2018 dalje v skladu z ZJN-3 obvezno zagotavljanje elektronske oddaje ponudb v postopkih javnega naročanja, MJU pa je v okviru sistema za elektronsko javno naročanje zagotovilo tudi funkcionalnost za elektronsko oddajo ponudb, ki bo brezplačno na voljo za uporabo (v nadaljevanju: sistem e-JN). Pojasnjujemo, da naročnik ni dolžan uporabljati tega sistema e-JN, temveč lahko uporabi tudi katerikoli drug sistem, pri čemer mora paziti, da je sistem razvit v skladu z določbami 37. člena ZJN-3 oziroma, da zagotavlja skladnost s temi določbami. Enako velja, če naročnik sam razvije lastni sistem.
Uporaba sistema e-JN – pojasnila pred začetkom uporabe
Dostop oziroma prijava uporabnikov do funkcionalnosti elektronske oddaje ponudb sistema e-JN bo potekala z uporabo digitalnega kvalificiranega potrdila, v skladu z zahtevami Zakona o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu (Uradni list RS, št. 98/2004, ZEPEP-UPB1) .
Vsak naročnik mora v okviru svoje organizacije določiti eno osebo, ki bo nosilec in upravitelj pravic v informacijskem sistemu e-JN (v sistemu imenovan: upravitelj pravic). To je oseba, ki bo imela pri naročniku najvišji nivo pravic, ta nivo pravic pa zajema pravico izvajati vsa ravnanja v informacijskem sistemu e-JN, vključno z izvedbo vseh faz postopka javnega naročila, omogoča aktiviranje in urejanje vseh nadaljnjih in dodatnih uporabnikov sistema ter njihovih pravic ter urejanje drugih parametrov v informacijskem sistemu e-JN znotraj organizacije. Ta oseba pri naročniku bo tako za vse nadaljnje uporabnike sistema e-JN, ki se bodo registrirali v informacijski sistem e-JN pri istem naročniku, odobrila in uredila njihov nivo pravic, ki bodo lahko enake kot so pravice nosilca in upravitelja pravic ali nižje.
- Izvedba prve registracije naročnika in nosilca in upravitelj pravic v informacijskem sistemu e-JN:
Prvo registracijo določenega naročnika izvede oseba, ki jo bo naročnik pooblastil za nosilca in upravitelja pravic v informacijskem sistemu e-JN.
Ob prvi registraciji (po kliku na polje »Ste naročnik? Registriraj se«) ta oseba vnese matično številko naročnika, nato pa bo sistem samodejno izdal opozorilo, da organizacije (naročnika) in s tem tudi nosilca še ni v informacijskem sistemu e-JN.
Pred nadaljevanjem registracije bosta morala ta oseba in naročnik izpolniti »Zahtevek za aktivacijo nosilca in upravitelja pravic v informacijskem sistemu e-JN pri naročniku« in ga, kot je to navedeno v zahtevku, poslati MJU na gp.mju@gov.si. MJU bo nato organizacijo (naročnika) in to osebo aktiviralo v sistemu e-JN. Aktivacija brez vnosa matične številke (kot navedeno zgoraj) ne bo mogoča. Za uspešno aktivacijo organizacije (naročnika) in nosilca in upravitelja pravic v informacijskem sistemu e-JN morata biti hkrati izpolnjena oba pogoja – vnos matične številke naročnika in izpolnjen in poslan zahtevek za aktivacijo.
Registracija nosilca in upravitelj pravic naročnika bo v sistemu mogoča od 26. 3. 2018, registracija ostalih uporabnikov pa od 1. 4. 2018.
Za vse nadaljnje osebe, ki se bodo registrirale pri tem naročniku, bo aktivacijo in dodelitev pravic izvedla oseba, ki bo nosilec in upravitelj pravic v informacijskem sistemu e-JN.
Naročnikom svetujemo, da čimprej identificirajo osebo, ki bo nosilec in upravitelj pravic v informacijskem sistemu e-JN in pošljejo izpolnjen zahtevek na MJU, da se izvede aktivacija naročnika in dodelijo pravice tej osebi. Od takrat dalje bo tudi nemudoma mogoča uporaba informacijskega sistema e-JN pri naročniku in nadaljnje registracije ostalih uporabnikov.
Če naročnik še ne bo določil te osebe in se ta oseba še ne bo registrirala (predhodno je potrebno pošiljanje zahtevka), bo informacijski sistem e-JN vsakega uporabnika, ki se bo želel registrirati, opozoril, da v organizaciji še ni nosilca in upravitelja pravic v informacijskem sistemu e-JN. Ko bo naročnik aktiviran in registrirana oseba, ki bo nosilec in upravitelj pravic v informacijskem sistemu e-JN, bo registracija drugih uporabnikov potekala nemoteno.
Druga pojasnila sistemske narave
V povezavi z obveznostjo zagotavljanja elektronske oddaje ponudb v postopkih javnega naročanja pa pojasnjujemo, da ZJN-3 to obveznost opredeljuje v 37. členu, ki v prvem odstavku določa, da se za vsakršno sporočanje in izmenjavo informacij na podlagi tega zakona, zlasti pa elektronsko oddajo ponudb, uporabljajo elektronska komunikacijska sredstva. Od tega pravila je mogoče odstopili le v taksativno naštetih primerih v drugem dostavku (npr. če dokumentacija v zvezi z oddajo javnega naročila zahteva predložitev fizičnih modelov ali maket, ki jih ni mogoče predložiti z elektronskimi sredstvi). Naročnik, ki v skladu z drugim odstavkom tega člena zahteva, da se za oddajo ponudb uporabijo neelektronska komunikacijska sredstva, mora v posameznem poročilu iz 105. člena tega zakona navesti razloge za to zahtevo. V skladu s prehodno določbo 118. člena ZJN-3 pa se prvi odstavek 37. člena tega zakona začne uporabljati 1. aprila 2018.